Tugas dan Fungsi

"Sekretariat memegang peranan penting dalam merancang, mengelola, dan memastikan kelancaran administrasi serta koordinasi program kerja, keuangan, dan kepegawaian guna menunjang operasional Dinas secara menyeluruh."

Tugas dan Fungsi Sekretariat

1. Sekretariat, mempunyai tugas merencanakan, melaksanakan, mengoordinasikan dan mengendalikan kegiatan penyusunan rencana dan program kerja, pengelolaan keuangan dan perlengkapan, ketatausahaan, kerumahtanggaan, dan kepegawaian.
2. Sekretariat dalam melaksanakan fungsi:
   • Penyusunan rencana dan program kerja Sekretariat;
   • Pengoordinasian dalam penyusunan rencana dan program kerja serta anggaran Dinas;
   • Pengoordinasian penyusunan dan penyajian data statistik lingkup Dinas;
   • Pengelolaan administrasi keuangan Dinas;
   • Pengelolaan barang milik negara/daerah lingkup Dinas;
   • Pengelolaan pelayanan administrasi umum Dinas;
   • Pengelolaan pelayanan administrasi kepegawaian Dinas;
   • Pengelolaan kerumahtanggaan, ketatalaksanaan, kerjasama, perundang-undangan, kearsipan, perpustakaan, hubungan masyarakat dan protokol Dinas;
   • Pelaksanaan evaluasi dan pelaporan pelaksanaan program dan kegiatan Dinas;
   • Pelaksanaan monitoring, evaluasi dan pelaporan pelaksanaan tugas dan fungsi Sekretariat; dan
   • Pelaksanaan fungsi lainnya yang diberikan oleh Kepala Dinas sesuai dengan tugas dan fungsinya.
3. Sekretariat terdiri atas:
   • Subbag Umum dan Kepegawaian
   • Subbag Program dan Perencanaan
   • Subbag Keuangan dan Perencanaan

Tugas dan Fungsi Sub Bagian Umum dan Kepegawaian mempunyai tugas:

• Menyusun rencana kerja Sub Bagian;
• Melaksanakan penerimaan, pendistribusian dan pengiriman surat dan naskah dinas lainnya;
• Melaksanakan penomoran, pengagendaan dan penggandaan naskah dinas sesuai dengan tata naskah dinas;
• Menyelenggarakan pemeliharaan kebersihan, keindahan dan kenyamanan lingkungan perkantoran;
• Menyiapkan bahan dan melaksanakan pengelolaan ketatalaksanaan dan perundang-undangan;
• Menyiapkan dan meneliti bahan penyusunan produk hukum daerah yang berkenaan dengan tugas dan fungsi Dinas;
• Menyiapkan bahan pelaksanaan tugas kehumasan Dinas;
• Melaksanakan pengelolaan kearsipan dan perpustakaan;
• Menyiapkan bahan kerjasama teknis Dinas;
• Menyusun jadwal dan mengelola rapat Dinas, kunjungan tamu Dinas, dan acara-acara kedinasan lainnya sesuai dengan ketentuan dan pedoman yang berlaku;
• Melaksanakan pengelolaan dan pelayanan administrasi kepegawaian sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan;
• Menyiapkan dan menghimpun data sasaran kinerja pegawai;
• Melaksanakan monitoring, evaluasi, dan pelaporan pelaksanaan tugas sub bagian; dan
• Melaksanakan tugas kedinasan lainnya yang diberikan oleh Sekretaris.

Sub Bagian Keuangan dan Perlengkapan, mempunyai tugas:

• menyusun rencana kerja Sub Bagian;
• melaksanakan pembinaan penatausahaan keuangan;
• menatausahakan pengelolaan keuangan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan;
• melaksanakan pengelolaan gaji pegawai;
• meneliti dan melakukan verifikasi tagihan pembayaran, antara lain:
  1. Kelengkapan SPP-LS pengadaan barang dan jasa yang disampaikan oleh PPTK dan telah disetujui oleh PA/KPA;
  2. Kelengkapan SPP-UP/GU/TUP, SPP-UP/GU/TUP-Nihil dan SPP-LS Gaji dan tunjangan kinerja serta penghasilan lainnya yang telah ditetapkan sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan yang diajukan oleh bendahara pengeluaran;
• menyiapkan dan menerbitkan serta mengajukan SPM dengan kelengkapannya kepada BUD melalui bendahara pengeluaran;
• membuat register SPP, SPM dan SPJ;
• membuat laporan pengesahan SPJ, pengesahan pengawasan definitif anggaran/kegiatan, register kontrak/Surat Perintah Kerja, dan daftar realisasi pembayaran kontrak;
• mengarsipkan seluruh dokumen pembayaran untuk kepentingan pengawasan dan pengendalian;
• menyiapkan bahan dan menyusun Rencana Kebutuhan Barang Dinas;
• mengelola barang milik negara/daerah lingkup Dinas sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan;
• menyiapkan bahan dan menyusun laporan keuangan Dinas sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan;
• melaksanakan monitoring, evaluasi, dan pelaporan pelaksanaan tugas sub bagian; dan